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Published on Juli 11th, 2013 | by R. Brettschneider

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Was sollte eine Projektmanagement Software leisten können?

Während für Methoden, Instrumente und Ebenen des Projektmanagements durchaus regulierende Standards und Normen existieren – man denke nur an den PMBoK Guide des amerikanischen Project Management Institute – und darüber hinaus für organisatorische Projektmanagement-Systeme zumindest Empfehlungen ausgearbeitet worden sind, gibt es für Leistungsfähigkeit und Leistungsumfang von PM-Software keine verbindlichen Richtlinien, nicht mal ansatzweise.

Nun, jammern hilft da nicht weiter, aber als Projektmanager ist man ja ohnehin gewohnt, Herausforderungen anzunehmen.

Was sollte eine PM-Software also leisten können, um bei Projektmanagern auf Akzeptanz zu stoßen?

Zunächst sollte die Software sich dem Benutzer in intuitiver Weise erschließen, denn Projektmanagementsoftware ist für den Anwender da und nicht umgekehrt. Sie sollte daher für den Projektmanager keine Belastung, sondern eine Hilfe darstellen. Im modernen Wirtschaftsleben ist es weder vom Zeitaufwand noch von den Kosten vertretbar, Mitarbeiter auf Schulung zu schicken, damit diese die neue PM-Software beherrschen. Sehr wichtig ist hier, dass die Help-Funktion der Software rasche und schnelle Hilfe zur Selbsthilfe bietet, auch ist ein kompetenter Ansprechpartner des Software-Anbieters bei Fragen oder Problemen oft Gold wert.

Da der eigentliche Start eines Projektes mit der Planung beginnt, sollte die PM-Software dieser entscheidenden Phase des Projekts besondere Aufmerksamkeit widmen. Für folgende Themen der Planung sollte innerhalb des Softwarekonzepts effiziente Unterstützung vorgesehen sein:

    Wie viel Zeit wird die Projektabwicklung in Anspruch nehmen?
    Wie hoch werden die Projektkosten sein?
    Welche Ressourcen stehen für das Projekt bis zu welchem Auslastungsgrad zur Verfügung?

In jedem Fall sollte die Software helfen, den Planungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Diese Zeitersparnis sollte sich dann bei Folgeprojekten, welche ähnlichen Charakter aufweisen, noch erhöhen, da Planungsdaten und auch Templates für die Projektabwicklung aus Vorprojekten übernommen werden können. Ein weiterer zeitaufwendiger Punkt ist die Erstellung von Kostenplänen und anderen Kalkulationen, welche in die Kostenrechnung übergeleitet werden oder als Grundlage für Managemententscheidungen dienen. Hier kann leistungsfähige PM-Software wertvolle Unterstützung leisten, sowohl kalkulatorisch als auch hinsichtlich der Aufbereitung der Daten.

Welche Punkte sind noch wichtig?

Dass die Software über ein brauchbares Terminmanagement und eine Zeiterfassung verfügen muss, versteht sich wohl von selbst. Zu guter Letzt habe ich noch einen Punkt auf der Liste, der möglicherweise zu Diskussionen führen wird. Meiner Ansicht nach sollte eine gute PM-Software auch über ein integriertes Risikomanagement verfügen, schon alleine deshalb, um die Mitglieder des Projektteams sowie sämtliche Stakeholder für dieses Thema entsprechend zu sensibilisieren. Dieses softwareunterstützte Risk-Management sollte die Möglichkeit bieten, bereits VOR Eintritt des schädigenden Ereignisses entsprechende Gegenmaßnahmen auszuarbeiten, denn wenn man erst dann hellhörig wird, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist, ist es meist zu spät.

Quo vadis, Projektmanagement-Software?

Vielleicht könnte das Dilemma dadurch gelöst werden, dass für jede Projektmanagementmethode eigene PM-Software entwickelt wird. Die Anforderungen an die Software würden sich dann aus der Vorgehensweise der PM-Methode ergeben. So wäre etwa bei einer „Prince2-Software“ zwingend ein SW-Modul vorzusehen, welches während der Projektabwicklung laufend überprüft, ob die Voraussetzungen, welche zum Start des Projektes geführt haben, immer noch unverändert gegeben sind.

Bis dahin hilft wohl nur Eines: Stets aufmerksam die Software-Besprechungen und Reviews auf PM-United.de zu verfolgen, denn da werden stets die neuesten PM-Anwendungen getestet und ausführlich vorgestellt.


About the Author

Robert blickt auf eine langjährige Tätigkeit als freiberuflicher IT-Berater zurück. Seine besondere Leidenschaft gehörte dabei stets dem Projektmanagement. Auch bei der Erstellung von Online-Beiträgen und Fachpublikationen hält er diesem Bereich die Treue. Auf PM-United berichtet er aus der Praxis des Projektmanagements und nimmt neue Trends und Methoden kritisch unter die Lupe.



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