Definitionen Was ist Projektmanagement

Published on Mai 18th, 2013 | by PM United

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Was ist Projektmanagement?

Projekte unterscheiden sich von Routinetätigkeiten. Um ein Projekt systematisch planen und abwickeln zu können, bedarf es deshalb geeigneter Instrumentarien. Diese werden mit dem Begriff Projektmanagement umschrieben, was sich laut DIN 69901 („Projektmanagement – Projektmanagementsysteme“) als „Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln“ definiert.

Inhaltlich bedeutet das: Projektmanagement ist gleichzusetzen mit der Durchführung aller Aufgaben, die notwendig sind um ein Vorhaben zu definieren, zu planen, zu steuern und erfolgreich abzuschließen.

Projektmanagement erfordert klare Zielorientierung

Projekt bedeutet „vorwärts“. Projektmanagement ist dementsprechend mit einer klaren Zielorientierung verknüpft. Die Hauptziele des Projektmanagements sind die Einhaltung von

– Qualitäten,
– Terminen und
– Kosten.

Ist ein Ziel beeinträchtigt, sind die anderen mitbetroffen. Projektmanagement beinhaltet deshalb ein komplexes Führungskonzept. Hauptaufgaben sind eine bestmögliche Gestaltung des Fachkräfteeinsatzes, das Ausschöpfen aller Chancen sowie die Kontrolle und Eindämmung aller Risiken.

Projektmanagement gliedert sich in drei Phasen

Prozessphasen im Projektmanagement

Prozessbezogen unterteilt sich Projektmanagement in die Stufen Planung, Durchführung und Abschluss.

1. Planung

Eine sorgfältig durchgeführte Planungsphase ist Voraussetzung für das Gelingen eines Projektes. Sie dient zur eindeutigen Zieldefinition, zur Analyse der Ausgangslage und eventueller Risiken. Häufig werden Marktbetrachtungen, Wirtschaftlichkeitsberechnungen und bei Immobilienvorhaben auch Standortanalysen durchgeführt. Notwendige Verträge werden geschlossen. Bereits zu diesem Zeitpunkt wird zudem die Eintrittswahrscheinlichkeit von Faktoren, die ein Scheitern des Projektes bedingen, geschätzt – inklusive Benennung von möglichen Gegenmaßnahmen.

Der Fokus liegt in der ersten Projektphase auf der inhaltlichen Vorbereitung. Es wird ein Projektstrukturplan erstellt, in welchem die notwendigen Aktivitäten einzeln festgehalten werden. Jede Aktivität wird terminiert. Abhängigkeiten zu anderen Arbeitsschritten sowie Meilensteine werden definiert. Eine Schätzung des Arbeitsaufwandes schließt sich an. So entsteht ein komplexes Gebilde, aus dem einzelne Arbeitspakete und die dafür notwendigen Fachkenntnisse festgelegt werden.

Mit Blick auf die erforderlichen Qualifikationen wird in der Planungsphase auch die Projektorganisation geregelt. Neben dem Auftraggeber gibt es mindestens einen verantwortlichen Projektleiter und ein Projektteam. Diesem können Fachkräfte mit verschiedenen Spezialisierungen angehören. Aufgaben, Entscheidungsbefugnisse, Berichtswege und Dokumentationsformen sind zu definieren. Bei großen Vorhaben wird häufig ein übergeordnetes Aufsichtsgremium installiert, z.B. in Form eines Lenkungsausschusses.

Mit einem sogenannten Kickoff werden alle Beteiligten an einen Tisch geholt, es erfolgt der offizielle Startschuss.

2. Durchführung

Dies ist die Kernaufgabe des Projektmanagements. Zunächst wird aus der Grobplanung der Arbeitsschritte eine Feinplanung erstellt. Aufträge werden konkretisiert und vergeben, entweder an die spezialisierten Projektmitarbeiter oder – z.B. bei einem Hausbau – an externe Auftragnehmer. Während der gesamten Laufzeit werden Steuerungsinstrumente wie der Projektstrukturplan eingesetzt um regelmäßig den Ist-Status mit dem Soll-Status abzugleichen. Hierdurch dokumentiert sich der Projektfortschritt.

Die Projektleitung führt alle einzelnen Arbeitsschritte zusammen und überwacht kontinuierlich den Verlauf. Sie muss eine zielgerichtete Kommunikation innerhalb des Projektteams gewährleisten und von Seiten des Auftraggebers notwendige Entscheidungen herbeiführen.

Externe Risiken (z.B. durch fehlende Informationen) oder interne Risiken (z.B. durch Personalausfälle) müssen durch die Projektleitung gemanagt werden, ggf. durch die Einrichtung eines eigenen Krisenmanagements.

3. Abschluss

Im Rahmen des Projektabschlusses kommt es zur Endabnahme der Ergebnisse. Beim Hausbau geschieht dies mittels Objektbegehung. Bei Strategieprojekten ist eine Präsentation der Ergebnisse üblich. Eine Nachkalkulation der eingesetzten finanziellen Ressourcen folgt.

Die Vorbereitung des Abschlusses setzt bereits während der Projektdurchführung ein. Eine kontinuierliche Erfolgskontrolle ermöglicht rechtzeitige Korrekturen im Projektablauf. Zudem wird die Projektleitung in die Lage versetzt, gegenüber dem Auftraggeber jederzeit Zwischenbilanzen ziehen zu können.

Üblicherweise wird mit allen Projektbeteiligten eine Projektabschlussbesprechung durchgeführt, Touchdown genannt. Diese dient dem Erfahrungsaustausch und der abschließenden Dokumentation.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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