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Published on Oktober 7th, 2014 | by PM United

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Unternehmensprozesse skalierbar gestalten durch adaptives BPM

Zur Erreichung der Unternehmensziele sind effektiv gestaltete Geschäftsprozesse eine wesentliche Voraussetzung. Ziel des Geschäftprozessmanagements (BPM, Business Process Management) ist es, die existierenden Geschäftsprozesse zu identifizieren, zu gestalten, zu dokumentieren, zu steuern und zu verbessern. Dabei zeigen Analysen, dass die Sachbearbeitung  überwiegend innerhalb von nicht vorhersagbaren, wissensbasierten Prozessen stattfindet. Die aktuelle Herausforderung ist es also, Prozesse auf Basis adaptiver Konzepte zu beherrschen.

Einführung: Status quo der wiederkehrenden Prozesse

Wichtiger Ansatzpunkt für adaptives BPM in den meisten Organisationen ist die Analyse wiederkehrender Prozesse. Zunächst erfolgt die Adaption einerseits durch die Prozessbearbeiter selbst. Diese erledigen, insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen, die jeweils nächsten Aktionen auf Basis ihrer Erfahrung. Von sich aus aber werden die Prozessbearbeiter aber selten aktiv, um bewährte Workflows anzupassen oder für die Zukunft zu optimieren. Zu groß erscheint der tägliche Arbeitsdruck. Die Optimierung der Prozesse zur Zeitersparnis und deren Skalierung auf weitere Geschäftsfelder und -märkte wird eher als zusätzliche Belastung gesehen.

Also ist das Management gefordert, den Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, damit wiederkehrende Prozesse effizient umgesetzt werden können. Es muss Funktionen geben, die das Verhalten der Bearbeiter dokumentieren und bei Wiederkehr gezielte Vorschläge unterbreiten. Wenn die Auswahl die Relevanz eines Vorschlags erhöht und die der anderen Vorschläge erniedrigt, passt sich das System an das Verhalten der Mitarbeiter an.

Adaptives BPM ist nicht nur eine Aufgabe von großen Unternehmen. Gerade kleine, schnell wachsende Unternehmen müssen sich mit der Thematik auseinandersetzen, um die Fähigkeiten der  vorhandenen Mitarbeiter effektiv zu nutzen. Bei genauer Analyse entsprechend  gewählter Kennziffern lassen sich Geschäftsprozesse oft genug so verschlanken, dass keine zusätzlichen Mitarbeiter nötig sind.

Um die Prozesse in einem Unternehmen skalierbar zu gestalten, sind vier Schritte notwendig:

  1. Dokumentation
  2. Standardisierung
  3. Optimierung
  4. Implementierung

Dokumentation der Prozesse

Es gibt auf vielen Geschäftsfeldern in einem Unternehmen wiederkehrende Prozesse, deren Erfassung und Dokumentation am Anfang stehen sollte. On-Boarding von Mitarbeitern, Bewerbungsprozesse, Angebotserstellung, Rechnungslegung, Materialbestellungen sind typische Prozesse.

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters beispielsweise sollte genau dokumentiert werden, welche Punkte bearbeitet werden müssen wie die Anmeldung bei Sozialversicherung, die Bestellung von Arbeitsplatz und Büromaterial, Einrichtung des Email-Kontos, Belehrungen usw. Eine solche Dokumentation kann zunächst einfach eine Checkliste sein, die notwendige Arbeiten und zugehörige Verantwortlichkeiten enthält. Nicht zuletzt unterstützt die Dokumentation der Prozesse auch die gegenseitige Vertretbarkeit der Mitarbeiter.

Standardisierung der Prozesse

Prozesse sollten vereinheitlicht werden, um diese effizienter und mit weniger Fehlern umzusetzen. Oft genug gibt es Prozesse, die von unterschiedlichen Abteilungen neben ihren Kernprozessen gelegentlich oder untypisch umgesetzt werden. Standardisierung im Sinne von Vereinheitlichung kann Prozesse dadurch verschlanken, dass der jeweils am besten geeignete Mitarbeiter für die jeweiligen Arbeitsschritte einbezogen wird. Wenn beispielsweise verschiedene Abteilungen wie Entwicklung, Marketing und BackOffice eigenständig Verbrauchsmaterialien bestellen, könnte eine Zentralisierung der Arbeitsschritte nach einer Bedarfsmeldung im BackOffice erfolgen, um Zeit zu sparen, Doppelbestellungen zu vermeiden oder um gegebenenfalls Mengenrabatte zu nutzen.

Optimierung der Prozesse

Bei Dokumentation und Standardisierung der Prozesse werden Engstellen oder überflüssige Arbeitsschritte sichtbar. Auf dieser Basis sollten Prozesse verbessert und Workflows verschlankt werden. Wenn beispielsweise bislang bei jeder Bestellung die Freigabe der Geschäftsführung erforderlich war, tragen klare Richtlinien zur Optimierung bei. Es könnte beispielsweise definiert werden, ab welchem Betrag die Freigabe der Geschäftsführung erforderlich ist.

Implementierung der Prozesse

Optimierte und standardisierte Prozesse sind übertragbar und können vom ursprünglichen Bereich auf neue Märkte und andere Geschäftsbereiche implementiert werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Niederlassung gründet oder übernimmt, können bestehenden Prozesse einfach übertragen und adaptiert werden, so dass nicht wieder bei null begonnen werden muss. Aber auch dann, wenn bisher zentrale Prozesse bei wachsender Unternehmensgröße dezentralisiert erfolgen müssen, können Prozesse adaptiert oder implementiert werden. So profitiert das Unternehmen von seinem Know-how und spart Zeit und Fehler.

Fazit

Adaptives BPM erfordert Funktionen, die eine Automatisierung von Geschäftsprozessen unterstützen. Große Unternehmen arbeiten bereits erfolgreich mit automatisierten Prozessen. Kleinere, stark wachsende Unternehmen sind in ihrer Struktur und ihren Prozessen sehr organisch aufgebaut. Um den mit dem eigenen Wachstum verbundenen Ansteigen von Zahl und Komplexität der Prozesse gerecht zu werden, ist ab einer bestimmten Größe eine Prozessoptimierung zwingend erforderlich. Diese Größe liegt erfahrungsgemäß bei 50-100 Mitarbeitern. Je nach angestrebtem Automatisierungsgrad können verschiedene Lösungen zum Einsatz kommen.

Niedriger Automatisierungsgrad: In einem ersten Schritt kann und wird die Prozessverwaltung mittels Checklisten beispielsweise in Excel und Word erfolgen. Dabei ist allerdings problematisch, dass die Dokumente nicht für jeden Mitarbeiter zugänglich sind oder nur schwer gefunden werden.

Mittlerer Automatisierungsgrad: Mit Groupware-Applikationen wie MS Outlook, SharePoint oder Google Docs können Prozesse zentral verwaltet werden.

Hoher Automatisierungsgrad: Einsatz einer Projektmanagement-Software. Diese sollte mit Hilfe von Projektschablonen bzw. -vorlagen Prozesse abbilden und duplizieren können, wie das beispielsweise bei Comindware Project möglich ist.

Höchster Automatisierungsgrad: Geeignet speziell für große Organisationen oder Abteilungen ab 50 Mitarbeitern. Hier sind spezielle Workflow Management Lösungen gefragt wie von IBM oder Comindware Tracker.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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