Projektmanagement Tools

Projektmanagement Tools

Projektmanagement Tools sind zu unverzichtbaren Helfern für jeden Projektmanager geworden. Mit ihnen können Projektabläufe strukturiert, der aktuelle Projektfortschritt jederzeit abgerufen und individuelle Fortschritte aller am Projekt Beteiligten dokumentiert werden. Planabweichungen sowie Budgetüberschreitungen können so zeitgerecht festgestellt und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Herausforderungen im Projektmanagement

Eine der wichtigsten Anforderungen, die an einen Projektmanager gestellt werden, ist die Fähigkeit, Projektaufgaben unter hohem Zeitdruck erfolgreich zu Ende zu führen, was die Kompetenz erfordert, auf unerwartete Störungen im Projektablauf zeitnah und richtig zu reagieren. Dabei kann der Projektmanager auf zahlreiche standardisierte und praxiserprobte Vorgehensweisen und Methoden zurückgreifen, die bei unterschiedlichem Handhabungsaufwand meist wertvolle Unterstützung bieten und flexibel in unterschiedlichen Situationen und Projektphasen angewendet werden können. Mit zunehmender Projekterfahrung bildet sich dann oft eine bevorzugte Methode heraus, von deren Effektivität man aufgrund positiver eigener Erfahrungswerte überzeugt ist. Eine wirksame Problemlösungsstrategie sollte in jedem Fall folgende vier Stufen enthalten: Diagnose, Zielformulierung, Analyse und Entscheidungsfindung.

Projektmanagement Tools als unentbehrliche Helfer im Projektmanagement

Die Auswahl der richtigen Tools kann für den Erfolg eines Projektes von entscheidender Bedeutung sein, wobei die für das Projektmanagement verfügbaren Werkzeuge nach ihrem speziellen Anwendungsgebiet in unterschiedliche Kategorien eingeteilt werden können. Unter den Entscheidungsmodellen ist die Vroom &Yetton-Methode sehr verbreitet, sie unterstützt den Projektmanager bei der Wahl des richtigen Managementstils für eine bestimmte Entscheidungsfindung. Dieses Modell ist vor allem dann sinnvoll, wenn unsicher ist, wie viele Mitarbeiter in den aktuellen Entscheidungsprozess eingebunden werden sollen, um einerseits den Projektablauf nicht zu verzögern, andererseits aber im Sinne des Projektzieles die richtigen Entscheidungen zu treffen. Dem gegenüber können mit Hilfe der Harvey-Balls-Methode, welche als Visualisierungsmittel kreisförmige Ideogramme verwendet, qualitative Datenmengen anschaulich dargestellt werden. Mittels Vergleichstabellen wird festgestellt, inwieweit sich der zu prüfende Datenbestand mit definierten Vergleichskriterien deckt. Ein klassisches Instrument strategischer Planung ist jedoch die SWOT-Analyse (engl. Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken)), mit ihr kann überprüft werden, inwieweit die eingeschlagene Strategie des Unternehmens seinen internen Möglichkeiten sowie zu erwartenden exogenen Einflüssen gerecht wird. Sämtliche, ein Projekt beeinflussende, interne und externe Faktoren werden erhoben und Chancen und Risiken sowie Stärken und Schwächen der einzelnen Punkte in Form einer Matrix einander gegenübergestellt. Aus den Ergebnissen dieser Analyse lassen sich sodann entsprechende strategische Konsequenzen ableiten.


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