Projektmanagement Definitionen

Projektmanagement Definitionen

Zahlreiche Faktoren entscheiden über Erfolg oder Misserfolg im Projektmanagement. Definitionen von Datenbanken und Projektmodellen sind eine Sache, genauso wichtig ist auch, die erzielten Ergebnisse wirkungsvoll zu präsentieren. Die Fähigkeit, Sachverhalte gekonnt zu vermitteln, ist beinahe eine Wissenschaft für sich – nicht nur im Projektmanagement. Definitionen von ehernen Regeln, die eine Präsentation sicher zum Erfolg führen, sind aufgrund der unterschiedlichen Themenstellungen schwierig, allgemeine Hinweise können dennoch gegeben werden. So sollte der Vortrag übersichtlich strukturiert sein und der Redner über ein sicheres Auftreten, ausgeprägte rhetorische Fähigkeiten sowie eine gute Sprechtechnik verfügen. Auch ein gewisses Maß an Schlagfertigkeit ist nützlich, um spontanen Einwürfen aus dem Publikum gekonnt entgegentreten zu können.

Voraussetzungen für eine gelungene Präsentation

Wenn eine Präsentation vorbereitet wird, sollten vorab einige Punkte geklärt werden. So ist es zunächst wichtig, seine Zielgruppe zu kennen. Wer sind meine Zuhörer und welche Erwartungen haben sie an die Präsentation? Dabei gilt der Grundsatz: Je weniger Vorkenntnisse die Zuhörer mitbringen und je geringer die Erwartungshaltung und das Interesse des Auditoriums voraussichtlich ist, desto abwechslungsreicher und spannender sollte die Präsentation gestaltet werden. Als nächster Schritt ist die zur Verfügung stehende technische und organisatorische Infrastruktur zu prüfen. Ist der Präsentationsraum für die Zahl der Zuhörer und die zur Anwendung gelangenden Visualisierungstechniken geeignet? Passt die Akustik? Auch die Art der eingesetzten Präsentationsmedien ist von entscheidender Bedeutung. Ein Video-Beamer von ausreichender Stärke hat sich bei Präsentationen bewährt, er kann einfach an den Laptop angeschlossen werden und ist unempfindlicher gegen Blend- und Streulicht als ein Overhead-Projektor, auch sind durch die hohe Leuchtstärke des Beamers Grafiken und Tabellen auf der Leinwand gut erkennbar. Eine wirkungsvolle Präsentation sollte die Dauer von 45 Minuten nicht überschreiten, da danach die Aufmerksamkeit des Publikums rapid absinkt.

Präsentationstechnik im Projektmanagement, Definitionen zu berücksichtigender Punkte

1.) Weniger ist mehr

Bringen Sie die Dinge kurz und prägnant auf den Punkt, verzichten Sie auf ausschweifende Einleitungen und Phrasen. Vermeiden Sie verschachtelte Sätze, drücken Sie sich so verständlich wie möglich aus.

2) Bleiben Sie objektiv

Unterlassen Sie es, Themen durch ihre persönlichen Ansichten zu „bereichern.“ Halten Sie sich so weit wie möglich an Fakten und nehmen Sie von unsachlichen Formulierungen Abstand.

3.) Transparenz wahren

Erklären Sie anschaulich Zielsetzungen und Nutzeffekt des Projekts sowie die Rollen der einzelnen Projektmitarbeiter. Untermauern Sie Ihre Ausführungen mit belegbaren Zahlen, Daten und Fakten.

4.) Akzente setzen

Untersuchungen haben gezeigt, dass bei Präsentationen vor allem die Einleitung sowie die Zusammenfassung am Schluss im Gedächtnis der Teilnehmer haften bleibt. Bringen Sie in der Einleitung daher eine Übersicht über die wesentlichen Punkte des Vortrages und präsentieren Sie einen „roten Faden“, der sich durch die gesamte Präsentation zieht. Fassen Sie am Schluss diese Punkte nochmals zusammen und zeigen Sie auf, wie sich die einzelnen Positionen angesichts der Erkenntnisse des Vortrages entwickelt haben.

5) Informationsmaterial gezielt einsetzen

Verteilen Sie Folders und Handouts erst am Schluss der Veranstaltung – es wird Ihnen sonst niemand zuhören. Sie können darüber hinaus die gesamte Präsentation als PDF-Dokument an alle Teilnehmer versenden, achten Sie aber darauf, auch stets ein paar ausgedruckte Exemplare zur Hand zu haben. Vermeiden Sie Überinformation, aussagekräftige Headlines werden aufmerksamer gelesen als dicke Informationsbroschüren.

6.) Verwenden Sie die richtige Präsentationssoftware

Es muss nicht immer Power Point sein, der Markt bietet eine Fülle leistungsfähiger Präsentationssoftware mit unterschiedlichen Funktionalitäten an. Wichtig ist, dass die Software über eine Vielzahl von Visualisierungsmöglichkeiten verfügt, damit ausreichende Alternativen zum klassischen Balkendiagramm vorhanden sind. Spezielle optische Effekte sind gut geeignet, die Aufmerksamkeit der Zuseher auf sich zu ziehen, leistungsstarke Anwendungen verfügen auch über optisch ansprechende Übergänge beim Wechsel der Grafiken.


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