Definitionen Projekt Reporting

Published on August 27th, 2013 | by PM United

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Projekt Reporting

Die Erstellung regelmäßiger Berichte über den aktuellen inhaltlichen, terminlichen und kostenmäßigen Status eines Projekts zählt zu den Kernaufgaben des Projektmanagements. Der Inhalt des Projektberichtes dient dabei als Grundlage für Entscheidungen definierter Ansprechpartner.

Wie läuft Projekt Reporting ab?

Projekt Reporting (zu deutsch: Projekt-Berichtswesen) umfasst die Erfassung und Aufbereitung des Projektfortschritts sowie der Projektergebnisse im Rahmen des Projektcontrollings. In Form eines Abgleichs der Resultate maßgeblicher Projektabschnitte mit den Vorgaben der Planung werden Statusberichte erstellt und einer bestimmten Zielgruppe vorgelegt. Adressaten von Projektberichten sind neben dem Projektleiter in erster Linie Auftraggeber sowie ein eventuell vorhandener Lenkungsausschuss. Gegebenenfalls können auch andere Stakeholder – etwa Kapitalgeber – in den Berichtsprozess integriert werden, was unter Umständen eine inhaltliche oder formelle Anpassung der Reports erfordert.

Grundregeln des projektbezogenen Berichtswesens

Struktur und Gliederung von Reports sowie deren Frequenz und Zirkulierungsfluss bedürfen detaillierter Überlegungen und sollten daher integrativer Teil der Planungsphase eines Projektes sein. Zu definieren sind vor allem:

– Inhalt der Berichte
– Ansprechpartner (Zielgruppe)
– zeitliche Abstände (Berichtsfrequenz)
– formelle und strukturelle Aufbereitung
– Art der Berichtsverteilung

Es ist zu empfehlen, den gesamten Reportingprozess mit allen Beteiligten (Projektmitarbeiter und Ansprechpartner) im Vorfeld durchzusprechen. Die Erstellung von Templates (Vorlagen) erleichtert dem Berichtsverfasser die Orientierung und erhöht Übersichtlichkeit und Transparenz der erstellten Berichte.

Tools und Methoden im Projekt Reporting

Jede im Handel erhältliche Projektmanagement Software bietet entsprechende Features zur Berichtserstellung an, der Bogen reicht hier von einfachen Standard-Reports bis zur Erstellung von Berichten in Bilanzqualität. Darüber hinaus werden am Markt auch zahlreiche Reporting Tools angeboten, bei komplexen Projekten kann unter Umständen die Erstellung individualisierter und in Berichtsform ausgegebener Abfragen mittels SQL/MySQL lohnend sein. Für den Einsatz einer Berichtssoftware ist in jedem Fall eine eindeutige Definition der Anforderungen sowie eine einheitliche organisatorische Projektstruktur erforderlich.

6 Tipps für ein erfolgreiches Berichtswesen:

In der Kürze liegt die Würze

Überlange Berichte stoßen auf geringe Aufmerksamkeit und mangelnde Akzeptanz bei der Zielgruppe.

Klar und präzise formulieren

Informationen sollten verständlich und eindeutig dargestellt werden, überlange oder verschachtelte Sätze sind zu vermeiden. Der Einsatz von Grafiken bewirkt vor allem bei Zahlenmaterial eine erhöhte Transparenz.

Interaktion mit der Zielgruppe

Der berichtsbezogene Informationsfluss sollte auch ein Feedback der Ansprechpartner vorsehen. Derartige Rückmeldungen können beispielsweise Entscheidungen über zu klärende Punkte beinhalten oder den Detaillierungsgrad des Berichtswesens betreffen.

Verlässliche Berichtserstellung

Regelmäßig und pünktlich erstellte Reports vermitteln Sicherheit und Kontinuität, dabei sollte der Zeitpunkt der Berichterstattung wichtige Projektmeetings berücksichtigen.

Angemessene Periodizität

Die Häufigkeit der Berichte sollte sich grundsätzlich an der Dauer des Projekts orientieren, bei entsprechender Intensität des Projektgeschehens kann entschieden werden, die Frequenz der Berichterstattung entsprechend zu erhöhen.

Berichtswesen als PM-Prozess

Um ein qualitätsgesichertes und nachhaltiges Reporting sicherzustellen, sind alle das Reporting betreffenden Aktivitäten als PM-Prozess zu definieren und in den Projektablauf einzugliedern.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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