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Published on Juli 2nd, 2014 | by Steffen Jung

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Praxistipp: So behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte

Gerade bei größeren Projekten können Projektmanager auch mal den Überblick verlieren. Dieser Artikel soll als Praxistipp verstanden werden und die typischen Fallstricken aufarbeiten, die bei einer Projektplanung auftreten können. Projektmanager Herr Meyer mit seiner Firma „Projects“ wird innerhalb des Artikels als fiktives Beispiel dienen. Auf diese Weise können typische Praxisfragen geklärt werden.

Probleme bei der Planung eines Projekts

Herr Meyer ist ein junger Projektmanager, der sich mit seiner Firma „Projects“ noch im Aufbau befindet. Obwohl er bereits Erfahrungen gesammelt hat, fallen ihm besonders große Projekte noch immer schwer. Das liegt daran, dass Herr Meyer große Projekte nicht so gut überblicken kann wie kleinere. Es ist daher wichtig, dass Herr Meyer seine Ziele richtig definiert. Ziele werden in Hinblick auf die Zeit, die Kosten und die Qualität festgelegt. Der Projektmanager geht dabei Schritt für Schritt vor.

Herr Meyer legt zunächst fest, wann das Projekt fertig sein soll, wann er beginnen kann und welche Teilschritte er abarbeiten muss. Danach sieht er sich die Budgetvorgaben an und plant die notwendigen Ressourcen ein. Sofern erforderlich bildet er außerdem ein Team aus Experten, um die Qualität zu gewährleisten. Darüber hinaus ist eine wichtige Kernfrage für Herrn Meyer: „Woran lassen sich die Ergebnisse messen?“ Er benennt alle Punkte, die das Ziel greifbar machen.

Danach erarbeitet Herr Meyer sich die wesentlichen Punkte der SMART-Analyse.
Diese unterteilt sich in die Spezifikation (S) des Projekts, die exakt vorgenommen und definiert werden sollte, die Messbarkeit (M), durch die der Erfolg des Projekts messbar wird,
die Attraktivität (A), die den erfolgreichen Projektabschluss fördert, den Realismus (R), durch den das Projekt kritisch hinterfragt und Zielsetzungen realistisch formuliert werden müssen, sowie die Terminierung (T), die Beachtung finden sollte.

Welche Rolle spielen Puffer?

Erst wenn alle Fragen beantwortet sind, kann Herr Meyer zum nächsten Schritt übergehen und so genannte Puffer in die Projektphase mit einbeziehen. Dabei handelt es sich um Reserven, die in zeitlicher, finanzieller und qualitativer Hinsicht eingeplant werden. Herr Meyer wendet zum Beispiel die Critical-Chain-Methode an und berechnet, welche zeitlichen Puffer er für das Projekt vorsehen muss. Anschließend verlängert er auf diese Weise die Projektzeit und kann so auf unvorhergesehene Änderungen eingreifen, ohne dass das Projekt zu scheitern droht.

Außerdem plant er auch ein wenig mehr Budget ein, als eigentlich vorgesehen wäre. Dabei lässt er sich von Experten beraten und setzt erst anschließend das Gesamtbudget samt finanziellem Puffer fest. Herr Meyer plant des Weiteren einen Puffer für Nachbesserungen eines Projekts ein. Auf diese Weise kann er schnell auf Wünsche, die inner- und außerhalb der regulären Projektzeit liegen, reagieren.

Software vereinfacht die Kommunikation

Um sich mit seinem Team besser und vor allem schneller zu verständigen, bezieht Herr Meyer eine professionelle PM-Software mit ein. Auf diese Weise lassen sich die Projektabläufe besser realisieren. Wenn es beispielsweise zu einer Änderung während des Projekts kommt, kann Herr Meyer dies im System vermerken und auf diese Weise gleich alle Teammitglieder informieren. Mit einer entsprechenden Software kann Herr Meyer nicht nur alle Termine und Ressourcen vermerken, sondern auch individuelle Informationen für bestimmte oder alle Teammitglieder freischalten.

Wenn Herr Meyer alle Schritte beachtet, steht einem gut geplanten Projekt nichts mehr im Wege. Dennoch bedarf es für den Anfang stets etwas Übung, so dass Herr Meyer auch aus den Fehlern anderer Projekte lernt und diese ebenfalls vermerkt. Auf diese Weise kann er bei nachfolgenden Projekte daraus lernen und festigt seine Rolle als Projektmanager.


About the Author

ist bei braintool software GmbH in Stuttgart, einem führenden Anbieter von Projektmanagement Software, verantwortlich für die Bereiche Training, Marketing und Kundenkommunikation. Durch die Leitung zahlreicher E-Commerce und Internetprojekte konnte er umfangreiche Erfahrungen im Bereich Projektmanagement, Zeitmanagement und PM-Werkzeuge sammeln.



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