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Published on Juni 7th, 2014 | by Steffen Jung

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Praxistipp: Prozesse im Projektmanagement sinnvoll planen

Projektmanagement funktioniert nur, wenn alle Prozesse sinnvoll geplant werden. In der Praxis kommt es andernfalls dazu, dass Projekte scheitern. Wer Projekte richtig planen möchte, der muss sich zwingend mit den einzelnen Prozessen des Projektmanagements auseinandersetzen. Im Folgenden erfahren Sie, wie die Prozesse aussehen und wo in der Praxis häufig Probleme auftreten. Anschließend lernen Sie, wie Sie typische Fehler umgehen können.

Prozesse: So starten Sie die Planung

Projekte bestehen aus der Initiierung, der Planung, der Durchführung, dem Controlling, dem Abschluss und der Nachprojektphase. Organisiert das exemplarische Unternehmen „Planungsprofi“ aus dem Veranstaltungsbereich beispielsweise ein Messe-Event, so kommen die Ideen, Anforderungen und Rahmenbedingungen ebenfalls zum Tragen. Zunächst legt „Planungsprofi“ bei der Initiierung fest, welche Ideen es für die Messe gibt. Sie bestimmen, wie das Event aussehen soll und legen Ziele fest. Es handelt sich in diesem Fall um eine Berufsmesse.

Im zweiten Schritt wird diese Messe geplant. Hierzu werden Termine und Deadlinesfestgelegt, die später bei der Projektplanung und -durchführung Beachtung finden sollen. Das vorhandene Budget wird eingeplant und die Kosten für die Messe kalkuliert.

Außerdem geht „Planungsprofi“ die einzelnen Phasen des Projekts durch. Die Firma bestimmt zudem ein Team aus Experten für die Messeplanung, so dass Verantwortlichkeiten klar definiert und kommuniziert werden.

An dieser Stelle werden auch Risiken mit einbezogen. Wird nur ein Punkt vernachlässigt oder nicht richtig geplant, droht unter bestimmten Umständen das Projekt zu kippen. Es ist nur eine Kleinigkeit: Wird aber zum Beispiel vergessen den Raum für die Messe anzumieten, kann diese nicht stattfinden.

Änderungen dürfen nicht vergessen werden

Aber auch dann, wenn die Berufsmesse starten kann, bleibt die Firma „Planungsprofi“ stets dabei. Sie steuert das Projekt ebenso bei der Durchführung und kann eingreifen, sollten Risiken oder Änderungen der Rahmenbedingungen auftreten. Diese könnten zum Beispiel dann vorliegen, wenn ein gewünschtes Catering zu spät geliefert wird. Für diesen Fall könnte „Planungsprofi“ beispielsweise im Vorfeld einen zeitlichen Puffer einplanen. Aus diesem Grund hilft es, das Projekt immer wieder zu durchdenken. So kann auf mögliche Änderungsabläufe frühzeitig reagieret werden. Auf diese Weise wird das Projekt stets kontrolliert.

Für „Planungsprofi“ ist das Projekt auch nach Messe-Ende nicht vorbei. Jetzt folgt der Abschluss des Projekts. Die Firma trägt die Ergebnisse zusammen: Sie halten beispielsweise fest, was eingenommen wurde, ob die geplante Anzahl von Neukontakten erreicht werden konnte, ob sie ihr Ziel erreicht haben und ob der zeitliche Ablauf stimmte. In der Nachprojektphase werden mögliche Fehler und Erfahrungswerte für das nächste Projekt festgehalten. Auch die Teamarbeit und die generelle Motivation spielt hier eine Rolle. Denken Sie daran, dass alle Prozesse aufeinander aufbauen. Ohne Abschluss kann es zum Beispiel keine Nachprojektphase geben.

Betrachten Sie das Projekt als Ganzes

Zwei häufige Probleme bei solchen Projekten sind vor allem, dass das Projekt nicht als Ganzes betrachtet wird und, dass mögliche Änderungen nicht bei jedem Teammitglied ankommen. Wichtig ist es daher, die einzelnen Projektprozesse einzeln abzuarbeiten, eine saubere Kommunikation aufzusetzen und das Controlling im Hinblick auf Termine, Ressourcen und Ergebnisse auszurichten. Sollten Änderungen zustande kommen, können Teammitglieder mittels Software einfach informiert werden.

Wollen Sie ein Projekt erfolgreich planen, müssen Sie die Prozesse des Projektmanagements beachten. Das Beispiel aus diesem Artikel können Sie auch auf Ihre Situation übertragen, indem Sie stets alle denkbaren Möglichkeiten durchplanen, Termine
einhalten und Änderungen zulassen.

Checkliste:

  • Ideenfindung für das durchzuführende Projekt
  • Zieldefinierung des Projekts
  • Festlegung der Termine und Deadlines für die Projektplanung und -durchführung
  • Budgetplanung und Kostenkalkulation
  • Übertragen der Verantwortlichkeiten, Bildung eines Expertenteams
  • Risikencheck
  • Einplanen von Puffern
  • Analyse und Bewertung des Projekts nach Abschluss – Nachprojektphase

  • About the Author

    ist bei braintool software GmbH in Stuttgart, einem führenden Anbieter von Projektmanagement Software, verantwortlich für die Bereiche Training, Marketing und Kundenkommunikation. Durch die Leitung zahlreicher E-Commerce und Internetprojekte konnte er umfangreiche Erfahrungen im Bereich Projektmanagement, Zeitmanagement und PM-Werkzeuge sammeln.



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