Definitionen Beschaffungsmanagement

Published on September 16th, 2013 | by PM United

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PM Methoden – Beschaffungsmanagement

Die Beschaffung (engl: Procurement) stellt einen wichtigen Schritt in der Wertschöpfungskette eines Unternehmens dar, sie gewährleistet die zeitgerechte Verfügbarkeit aller für die betriebliche Leistungserbringung benötigten Güter. Auch Projekte benötigen ein Beschaffungswesen, um termingerecht jene Ressourcen bereitzustellen, welche für die Durchführung der einzelnen Arbeitspakete erforderlich sind. Beschaffungsmanagement fällt grundsätzlich in die Kompetenz der Projektleitung und ist in Abstimmung mit dem Projektbudget durchzuführen. Da Projekte durch ihre Einmaligkeit gekennzeichnet sind, unterscheidet sich das Beschaffungswesen innerhalb eines Projekts in einigen Punkten vom operativen Beschaffungszyklus eines Produktions- oder Dienstleistungsunternehmens.

Prozesse im PM-Beschaffungsmanagement:

Beschaffungsplanung

Die vom Dienstleister bzw. Lieferanten zu erbringende Lieferung oder Leistung ist anhand definierter Kriterien möglichst genau zu spezifizieren. Folgende Fragen sind zu klären und schriftlich im Rahmen des Beschaffungsplanes zu dokumentieren:

– Was ist zu beschaffen? (Art, Zustand, Qualität)
– Wie ist zu beschaffen? (Auswahl von Lieferant und geeignetem Vertriebsweg)
– Wie viel ist zu beschaffen?
– Wann ist zu beschaffen? (Liefertermine, evtl. Vereinbarung von Teillieferungen)
– Zu welchen Kosten kann bzw. soll die Beschaffung erfolgen?

Am Ende dieses Prozesses sollte ein konkreter Beschaffungsplan einschließlich detaillierter Beschreibung der benötigten Produkte bzw. Leistungen verfügbar sein.

Durchführung der Anfrage / Angebotseinholung

Anhand der Produkt- bzw. Leistungsspezifikation sind nun mögliche Anbieter zu kontaktieren. Gegenstand der Anfrage können allgemeine Informationen über das Produkt (Request for Information – RFI), die Einholung eines konkreten Angebotes (Request for proposal – RFP) oder Informationen über individuelle Liefer- und Zahlungsbedingungen (Request for quotation – RFQ) sein.

Analyse der Angebote / Auswahl des Lieferanten

Die eingegangenen Angebote sind nun mittels festgelegter Beurteilungskriterien zu bewerten. Neben produkt- bzw. leistungsspezifischen Details wie Preis, Leistungsumfang und gewünschte Qualität sollte auch eine Beurteilung der Lieferanten selbst – etwa hinsichtlich Service und Support – in die Bewertung einfließen. Dabei kann eine formale Auswahlprozedur hilfreich sein, bei der die relevanten Aspekte gewichtet und Vor- und Nachteile einzelner Angebote in Form einer Score Card gegenübergestellt und bewertet werden.

Vertragsverhandlung / Vertragsgestaltung

Ist die Entscheidung gefallen, wird dem ausgewählten Lieferanten der Auftrag erteilt. Bei der Vertragsgestaltung ist darauf zu achten, dass vereinbarte Leistungen, Termine und Preise sowie Abnahmekriterien, Gewährleistungen und Haftungsregelungen eindeutig und vollständig aufgeführt sind. Sind für nicht termingerechte Erfüllung vereinbarter Leistungen Vertragsstrafen vereinbart, ist dies ebenfalls in den Vertrag aufzunehmen, auch sollte der Vertragsinhalt stets eine Vereinbarung darüber enthalten, wie mit nachträglichen Vertragsänderungen umgegangen wird.

Vertragsabwicklung und Kontrolle

Der Beginn der Tätigkeit des Lieferanten sollte stets mit der Projektleitung abgestimmt sein, Kosten, Termintreue sowie Ausführung und Qualität bereits gelieferter Produkte sind kontinuierlich zu überwachen. Je schneller allfällige Änderungswünsche bekannt gegeben werden, desto einfacher gestaltet sich in der Regel deren Umsetzung.

Vertragsbeendigung / Abnahme der Lieferung oder Leistung

Wurde der Vertrag erfüllt, kann er auch beendet werden, bevor das Projekt abgeschlossen ist. Dabei ist zu prüfen, ob alle vereinbarten Leistungen in vollem Umfang erbracht und im Gegenzug alle Zahlungen getätigt wurden und somit keine wechselseitigen Ansprüche mehr bestehen. Die erfolgreiche Vertragserfüllung ist in einer von Lieferant und Auftraggeber unterzeichneten Erklärung (Approval) schriftlich festzuhalten.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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