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Published on April 20th, 2017 | by PM United

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Papierloses Büro dank Dokumentenmanagement Systemen

Nicht nur in kaufmännischen Berufen bekommt man es heutzutage mit den Begriffen papierloses Büro und Dokumentenmanagementsystem zu tun. In den vergangenen Jahren haben wurde in vielen Berufsfeldern auf ein solches System umgestellt. So auch in Pflegeeinrichtungen wie Krankenhäusern und Altenheimen.

Anhand dieses Beispiels möchten wir heute die Vorteile eines papierlosen Büros mit der Hilfe von Dokumentenmanagementsystemen erläutern.

Was ist ein Papierloses Büro?

Zunächst möchten wir aber klären, worum es sich bei einem solchen Büro handelt. Deshalb zunächst die Frage an Sie: Was werden Sie in einem papierlosen Büro wohl nicht finden? Richtig, Papier. Es handelt sich hierbei nämlich um eine Lösung der Verwaltung von Dokumenten innerhalb des Arbeitsplatzes die ausschließlich EDV-gestützt ist. Sprich: Alle Daten und Dokumente befinden sich auf Ihrem Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone.

Dokumente, die vor der Umstellung auf ein solches Büro nur auf Papier zu finden waren, wurden ganz einfach eingescannt und digitalisiert. Diese Lösung wird auch als Dokumentenmanagement bezeichnet. Eine ausführlichere Definition finden Sie auch unter https://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html.

Vorteile eines Papierlosen Büros

Dokumentenmanagement bringt tatsächlich viele Vorteile mit sich. Im Gegensatz zum Papier sind Dokumente sicherer, solange sie richtig abgelegt sind. Außerdem wird vermieden, dass irgendwas bei der Weitergabe von Hand zu Hand verloren geht oder vertauscht wird. Wie oft ist es früher in Krankenhäusern oder Altenheimen vorgekommen, dass ein falsches Röntgenbild in der Patientenakte war oder jemand die falschen Medikamente bekommen hat.

Fehler, die sich Einrichtungen, die verantwortlich für die Gesundheit und das Leben ihrer Patienten sind, nicht leisten können. Natürlich kann es auch mit Dokumentenmanagement zu Fehlern kommen, indem etwas Falsches in der elektronischen Patientenakte eingegeben wird. Diese werden allerdings deutlich reduziert, da das System in vielen Fällen Fehlermeldungen ausgibt.

Hilfe durch Dokumentenmanagementsysteme

Aber auch Dokumentenmanagement hat seine Tücken. Vor allem dann, wenn es falsch oder unüberlegt verwendet wird. Eine ordentliche Strukturierung der Dokumentenablage ist deshalb das A und O. Wer zum Beispiel alles nur abspeichert, ohne dass eine Ordnung zugrunde liegt, wird wahrscheinlich genau so viel Chaos haben, wie mit den herkömmlichen Dokumenten auf Papier. An dieser Stelle kommen Dokumentenmanagementsysteme ins Spiel. Dies sind Softwareprogramme, die auf einer guten Ablagestruktur aufbauen.

Der Nutzer braucht sich also darum keine Sorgen zu machen, sondern braucht seine Dokumente nur an der richtigen, ihm vorgegebenen Stelle abzulegen. Auch der datenverschlingende E-Mail-Verkehr wird damit minimiert, da jeder, der eine Zugangsberechtigung hat, auf die jeweiligen Dokumente zugreifen kann. Zum Beispiel kann so ein Facharzt um den Zugang für eine Patientenakte beim Hausarzt bitten.

Viele Berufsgruppen setzen mittlerweile auf Dokumentenmanagementsysteme, da ihnen Arbeit abgenommen wird und so mehr Konzentration für die wichtigen Dinge bleibt.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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