Definitionen Projektsteuerung

Published on Juni 6th, 2013 | by PM United

0

Methoden der Projektsteuerung

Projektsteuerung ist ein Begriff aus dem Bauprojektmanagement und nicht mit Projektmanagement gleichzusetzen.

Projektmanagement – ein komplexes Führungsinstrument um Projekte zu planen, durchzuführen und erfolgreich abzuschließen – bedeutet Entscheiden, Durchsetzen und Anweisungen erteilen. Es sind nicht delegierbare Aufgaben, die in Linienfunktion abgebildet werden.

Eine qualifizierte Projektsteuerung – üblicherweise als Stabstelle organisiert – nimmt delegierbare Bauherrenaufgaben wahr und bereitet Entscheidungen vor. Sie koordiniert zu erledigende Aufgaben, koordiniert Projektbeteiligte, sorgt für Informationsflüsse und Dokumentationen, bewertet Risiken, erarbeitet bei Problemen Lösungsvorschläge und gibt dem Projektmanagement Impulse.

Die Steuerung erstreckt sich gemäß AHO-Leistungsbild auf die Projektphasen

1. Projektvorbereitung,
2. Planung,
3. Ausführungsvorbereitung,
4. Ausführung,
5. Projektabschluss

und die Handlungsfelder

A. Organisation, Information, Koordination, Dokumentation,
B. Qualitäten, Quantitäten,
C. Kosten,
D. Termine,
E. Verträge.

Steuerungsaufgaben sind komplex und erfordern methodisches Vorgehen. Nur dadurch schafft die Projektsteuerung Sicherheit für das Projektmanagement.

Methoden Handlungsfeld A:

– Organisationsaufbau (Definition der Aufgaben, Auswahl der Leistungsträger, Festlegung der Prozesse und Informationswege etc.),
– Organisationskontrolle (Wirkweise, Risiken),
– Soll-Ist-Abgleich (Planung vs. tatsächliche Funktion der Organisation),
– Abweichungsanalyse (Fehlersuche) und
– Aktualisierungen (Schulungen, ggf. Neugestaltung von Aufbau oder Abläufen).

In der Regel kommt ein Projektinformationssystem zum Einsatz, über das die Projektdokumentation läuft. Das Projektinformationssystem ist ein zentraler Server mit Zugriffsrechten für alle Projektbeteiligten. Es ist jederzeit erreichbar. Schriftverkehre, der Austausch von Dokumenten, Plänen und Protokollen sowie die Dokumentenablage erfolgen hierüber.

Methoden Handlungsfeld B:

– Qualitätsplanung (Definition von baulichen Standards, Funktionen, technischen Anforderungen etc.),
– Qualitätskontrolle (Sichtung der Pläne im Abgleich mit Baugeschehen, Ortsbegehungen),
– Kontrollaufnahme (z.B. über Gutachter),
– Soll-Ist-Abgleich,
– Analyse von Abweichungen und
– Aktualisierung (bei Bedarf Neudefinition von Standards, Plananpassung u.ä.).

Üblich ist die Arbeit mit Checklisten. Aus Erfahrungswissen oder Veröffentlichungen werden Kennzahlen zum Abgleich verwendet.

Methoden Handlungsfeld C:

– Kostenplanung (Budgetfestlegung, Planung der Finanzierung, Mitgestaltung der Finanzierungsanträge),
– Kostenkontrolle,
– Soll-Ist-Vergleich,
– Abweichungsanalyse und Definition von Anpassungsmaßnahmen,
– sofern möglich Aktualisierung des Kostenrahmens.

Die Kostensteuerung ist eine der wichtigsten Projektsteuerungsaufgaben. Sie erfolgt mittels komplexer Budgetlisten. Je weiter ein Projekt fortgeschritten ist, umso weniger lassen sich die Kosten beeinflussen.

Methoden Handlungsfeld D:

– Terminplanung (Grobplanung, Detailterminplanung, Festlegung von Meilensteinen),
– Terminkontrolle,
– Soll-Ist-Abgleich,
– Abweichungsanalyse und Anpassungsmaßnahmen,
– Aktualisierung (ggf. Festsetzung neuer Detailtermine).

Die Terminsteuerung ist eine weitere zentrale Aufgabe der Projektsteuerung. Es wird mit komplexen Projektstrukturplänen, Balkenplänen oder Netzplänen gearbeitet. Alle Aufgaben sind benannt und terminiert. Wichtig ist die Definition von Abhängigkeiten. Terminpläne enthalten auch Zeitpuffer, um Unwägbarkeiten im Projektverlauf abzumildern.

Methoden Handlungsfeld E:

– Vertrags- und Versicherungsplanung,
– Vertragskontrolle (hinsichtlich der Erfüllung),
– Soll-Ist-Vergleich,
– Abweichungsanalyse,
– ggf. Aktualisierung.

Die Steuerung von Verträgen und Versicherungen ist eine neue Aufgabe im Leistungsbild der Projektsteuerung. Da Verträge für den Projektverlauf relevante Details enthalten, ist eine zentrale Vertragsführung sinnvoll. Vereinbarte Aufgaben und Termine werden in die Aufgabenlisten überführt und somit ebenfalls stetig kontrolliert.

In regelmäßigen Jour fixes kommen Projektmanagement und Projektsteuerung zusammen. Die Projektsteuerung erstellt Berichte im Ampelsystem. Sobald ein Themenbereich gelb angezeigt wird, besteht erhöhter Handlungsbedarf. Die Projektsteuerung schlägt Maßnahmen vor, das Projektmanagement entscheidet.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Back to Top ↑