Definitionen PPM Software

Published on August 22nd, 2013 | by Sofia Hess

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Guide zum Einsatz von PPM-Software

Rüsten Sie Ihr Unternehmen für den Erfolg

Wenn die Entscheidung für die passende Projektportfoliomanagement-Lösung gefallen ist, beginnen die Herausforderungen erst. Nun geht es darum, an die Impulse von einst anzuknüpfen und geplante Verbesserungen umzusetzen. Dies geschieht zunächst über die Erstellung eines Einsatzplans, der auch die während der Evaluierungsphase gesammelten Informationen über die ausgewählte Technologie, enthält. Hierdurch werden praktischer und produktiver Nutzern in der eigenen Umgebung genutzt. Die meisten Unternehmen machen in erster Linie den Hersteller, bzw. Verkäufer der Enterprise Software dafür verantwortlich, ob der Einsatz und Nutzen der Software erfolgreich ist oder nicht. Es ist zwar richtig, dass Hersteller und Verkäufer während der Einführungsphase zunächst die Zügel in der Hand halten, jedoch ist es auch Tatsache, dass das beste Implementierungsteam chancenlos ist, wenn der Kunde sein eigenes Team nicht angemessen auf die bevorstehenden Änderungen vorbereitet hat. Die PPM-Lösungen sind nur so gut, wie die Menschen, die es implementieren. Tatsache ist, dass eine erfolgreiche Installierung alleine nicht reicht, denn ohne das Engagement des Kunden ist die Software rausgeschmissenes Geld.

Um also einer Bruchlandung vor dem eigentlichen Start vorzubeugen, müssen Unternehmen bedenken, dass sie sich selbst auf die neue PPM-Lösung vorbereiten müssen. Das Ziel dieses Artikels ist demnach, Unternehmen zu zeigen, wie die ersten Schritte bei der Einführung einer PPM-Software aussehen und wie sie ihr Team gezielt darauf vorbereiten können, damit sie die Transparenz, Prozesse und Kollaboration in ihren Projekten verbessern können.

Der Einsatz als Projekt: Alles beginnt mit einem Plan

Die konsequente Planung des Einsatz‘ hat zunächst oberste Priorität. Das Unternehmen muss zusammen mit dem Anbieter einen Einsatz-Projektplan erstellen, Ziele festlegen und Risiken erörtern, denen es entgegenzuwirken gilt. Der Zweck dieses Plans ist, dem eigentlichen Endbenutzer zu zeigen, was verwirklicht werden soll und damit zu beginnen, innerorganisatorische Anreize zu schaffen, die dann zum endgültigen Ziel führen – das Team dafür zu begeistern und Akzeptanz zu erhalten.

Bei der Einführung eines Einsatzplans, muss man darauf achten, dass alle Phasen des Plans klar festgelegt wurden und der Plan auch strikt befolgt wird. Ein richtig erstellter Software-Einsatzplan enthält die folgenden Phasen:

• Phase 1 – Einsatz-Definition – Zum Zwecke des Einsatzplans, müssen alle Ziele klar festgelegt werden, die man mit dem Einsatz der PPM-Lösung verfolgt. Dieser Prozess soll alle Projekt-Stakeholder miteinbeziehen, sodass die Erwartungen für jene von Anfang an klar sind.

• Phase 2 – Projektmanagement – Wenn die Ziele einmal festgelegt wurden, soll ein detaillierter Plan erfolgen, der die wichtigsten Aufgaben beinhaltet, sodass Meilensteine effektiv erfüllt werden. Dieser Teil des Plans, dient als Wegweiser, um das PPM-System zum Leben zu erwecken und es am Leben zu erhalten.

• Phase 3 – Unterstützung bei der Implementierung – Um den erfolgreichen Einsatz zu gewährleisten, müssen klare Rollen vergeben werden, alle Stakeholder mit dem nötigen Training unterstützt werden, sowie das richtige Material bereitgestellt werden, etwa Hardware, Software und Dokumentation. Zur selben Zeit, kann das Team während dieser Phase, auf fehlende Unterstützung hinweisen, sodass die darauffolgende Phase nicht gefährdet wird.

• Phase 4 – Anforderungen für den Einsatz – In der letzten Planungsphase erstellt das Projektteam eine Liste mit speziellen Anforderungen und Akzeptanzkriterien, denen Kunde und Projektteam entsprechend zustimmen müssen. Dieses letzte Planungselement stellt die Vereinbarung zwischen allen Parteien dar und stellt sicher, dass die Erwartungen festgelegt wurden und getroffen werden.

Ziel, der letzten Analyse ist es, ein Blueprint zu erstellen, das mit den Zielen des Unternehmens, sowie mit den Erwartungen des Anbieters übereinstimmt. Wenn der Plan sorgfältig erstellt wurde und die richtigen Parteien darin enthalten sind, ist die Erstellung an sich schon sehr hilfreich, um die Produkteinführung erfolgreich zu konkretisieren.

Anforderungsanalyse: Erwartungen festlegen

Es ist ganz und gar nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen bereits vor dem Evaluierungsprozess entsprechend hohe Ziele festlegen, die sie mit einer neuen Projektportfoliomanagement-Software umsetzen möchten. Wenn jedoch erst einmal ein Einsatzplan erstellt wurde, erkennen die Unternehmen schnell, dass sie nicht darum herum kommen, sich mit den Endbenutzern auseinander zu setzen, um deren Akzeptanz für das neue System zu gewinnen. In vielen Fällen führten falsche Erwartungen dazu, dass das gesamte Projekt bereits vor der eigentlichen Einführung schon zum Desaster wurde. Deshalb ist es wichtig, dass sich Implementierer und Kunde bereits vorab über die eine Anforderungsanalyse im Klaren sind und einig sind. Diese Anforderungsanalyse stellt den ersten Schritt zu einer gemeinsamen Partnerschaft sicher und ist der Grundstein für eine Strategie, die das Maximum aus Ihrer PPM-Investition herausholen soll.

Eine der effektivsten Strategien zur erfolgreichen Entwicklung eines Einsatzplans ist die Einschätzung des Projektmanagement-Reifegrads im Unternehmen. Ein umfassendes Reifegradmodel bewertet normalerweise die Menschen, Prozesse und Technologien im Verhältnis zu den Best-Practices, die von Branchenexperten festgelegt wurden. Wird ein Unternehmen richtig eingeschätzt, ist es für Implementierer und Benutzer des neuen Systems einfacher, die Aspekte des PPM-Systems richtig einzuschätzen und zu erörtern, wofür vielleicht doch mehr Zeit benötigt wird, als ursprünglich angenommen wurde. Die eigentliche Idee ist es also, eine Herangehensweise zu entwickeln, die Änderungen möglichst sanft vornimmt, die Leistung des PPM-Systems jedoch voll in Anspruch nimmt.

Anhand des vorab bewerteten Reifegrads, kann das Implementierungsteam eine Anforderungsanalyse erstellen, die auf den Bedarf des Unternehmens abgestimmt ist und stufenweise eingeführt werden kann. Das Anforderungsdokument soll als Barometer dienen, worauf sich das Unternehmen verlassen kann. Zusätzlich dient die Anforderungsanalyse als gesundes Kommunikationsmittel zwischen Anbieter und Kunde, das den beiden Parteien Transparenz und Vertrauen beibringt und die Partnerschaft bildet, die für ein erfolgreiches Gelingen nötig ist. Ferner gilt es, Meilensteine zu entwickeln, die die Unternehmensziele ab dem ersten Pilotprojekt bis hin zum kompletten Roll-out beinhalten.

Aufstellung des Einsatzteams: Menschen, Prozesse und Technologie unter einen Hut bekommen

Wenn die Erwartungen und Ziele vereinbart wurden, ist der nächste Schritt, die Erstellung des Einsatzteams. Das Einsatzteam soll alle wichtigen Stakeholder, die maßgeblich am Erfolg Ihrer PPM-Initiative beteiligt sind, beinhalten. Die effektive Bestimmung von Kunden- und Consultant-Rollen, sowie Business-Sponsoren und internen Experten garantiert Ihnen, dass das Projekt unter Einhaltung der Ziele von statten geht. Darüber hinaus hängt der Erfolg vom Einsatzteam davon ab, wie gut die festgelegten Projektprozesse, die sich an das neue System richten, mit den Zielen übereinstimmen.

Ein erfolgreiches Einsatzteam wird sowohl vom Kunden, als auch vom Anbieter mit gut definierten Rollen versorgt. Darüber hinaus wird ein gut zusammengestelltes Team die Lücke zwischen organisatorischem Bedarf und der Technologie, die die Art und Weise, wie Projekte von den verschiedenen Stakeholdern gemanagt und durchgeführt werden sollen, verbessert, schließen. Es ist wichtig, dass das Einsatzteam eine ausgewogene Kombination aus Business-Sponsoren, Stakeholdern und Projektmanagern von Seiten des Kunden ist, sowie Implementierungsconsultants, Technischer Support und Account Manager von Seiten des Anbieters enthält. Das Ziel hierbei ist, die Aufstellung eines verlässlichen Einsatzteams zu garantieren, für das der Kunde seine besten Projektmitarbeiter zur Verfügung stellt, sodass diese für den gesamten Lebenszyklus der Lösung, mit Unterstützung des Anbieters, während und nach der Einführung die entsprechende Sachkompetenz erlangt.

Eine erfolgreiche Partnerschaft mit dem Anbieter maximiert den ROI für die Implementierungs- und Trainingstage. Wenn Sie das richtige Team zur Einführung der Software zusammengestellt haben, wirkt sich das nicht darauf aus, dass Sie womöglich schnellere Erfolge verzeichnen können, sondern auch darauf, dass das Consultingunternehmen die besten Ergebnisse liefern kann und es wenig Spielraum für Fehlinterpretationen und Fehlkommunikation gibt. Diese Missverständnisse sind meistens die Ursache für Verzögerungen, Engpässe und Diskrepanzen.

Vorbereitung für die Veränderung: Erhöht die Chancen auf Erfolg

Die Entwicklung einer Change-Management-Strategie, die Teil Ihres Einführungsprojekts sein soll, ist genauso wichtig, wie die Einführung selbst. Ein erfolgreicher PPM-Einsatz muss über Installation, Konfiguration und Training hinausgehen und muss eine Strategie beinhalten, die die Produktakzeptanz fördert. Hierbei muss eine mögliche Resistenz gegenüber Änderungen, sowie organisatorische Hürden bedacht werden, sodass das PPM-System sowohl funktionell, als auch kulturell in das Unternehmen passt. Wenn man den Einfluss, den Änderungen haben, ignoriert, kann hierdurch die gesamte harte Arbeit, die bereits in Evaluierung, Auswahl und Einführung des neuen PPM-Systems gesteckt wurde, auf einmal zunichte gemacht werden.

Das Change-Management fokussiert sich in diesem Fall also auf die Komponente „Mensch“. Änderungen und Veränderungen haben eine hohe Bedeutung, obliegen jedoch den Menschen, die sie durchführen sollen und genau das ist der springende Punkt, denn es liegt in der Natur des Menschen sich gegen Änderungen zu wehren, auch wenn diese sinnvoll sind und wie in diesem Fall ihre Arbeit in ganz erheblichem Maße positiv beeinflussen würden. Da PPM-Systeme nur so gut sind, wie die Menschen, die mit ihnen arbeiten, ist der Zweck, den eine Change-Management-Strategie hat, klar. Diese Strategie soll die Projektmitarbeiter, die Zweifel an der Einführung einer PPM-Technologie haben, bei der Kulturveränderung unterstützen. Die Herausforderung dabei ist, den Menschen zu verdeutlichen, dass die Veränderungen, die das neue PPM-System mit sich bringt, in Hinblick auf die bestehenden und bekannten PPM-Herausforderungen im Unternehmen, positiv sind.

Eine Change-Management-Strategie soll dazu dienen, mit den Endbenutzern zu kommunizieren und sie davon überzeugen, dass die PPM-Lösung das Licht am Ende des Tunnels darstellt. Die Message des Unternehmens an seine Endbenutzer enthält idealerweise einige der folgenden positiven Begründungen:

• Bessere Ausrichtung der organisatorischen Ziele auf die Projektaktivitäten
• Bessere Arbeitserfahrung für jeden Einzelnen
• Verbesserung von Qualität und Service für Kunden
• Bessere Transparenz der Projektdaten
• Höhere Produktivität und effektiveres Arbeiten

Im Vordergrund stehen effektive Kommunikation und die Vorbereitung des Teams auf die bevorstehenden Veränderung, sowie die Vermittlung, dass ein neues PPM-System die täglichen Herausforderungen um ein vielfaches vereinfacht. Wenn diese Veränderung erfolgreich vermittelt wird, steht dem Erfolg eines PPM-Systems nichts mehr im Weg.


About the Author

Sofia ist Autorin von zahlreichen Publikationen zu Themen wie Enterprise Resource Planing (ERP) für Unternehmen, Projektportfoliomanagement, Professional Services Automation, IT-Governance und Neuproduktentwicklung. Derzeit hat sie beim Projektmanagement-Software-Hersteller Genius Inside die Marketing- & PR-Leitung für Deutschland.



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