Definitionen Projektplanung

Published on August 14th, 2013 | by PM United

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Gewissenhafte Projektplanung – der Schlüssel zum Erfolg

Ein gescheitertes Projekt schadet nicht nur dem Firmenbudget und den Stakeholdern des Projekts, sondern auch dem Ruf aller an dem Projekt Beteiligten. Die Ursachen für den Misserfolg liegen oft in einer unzureichenden oder fehlerhaften Projektplanung, viele Fehler in der Planungsphase könnten jedoch auf einfache Weise vermieden werden.

Aufgaben und Ziele der Projektplanung

Die Planung des Projektes dient dazu, die Projektdurchführung bestmöglich vorzubereiten, Ziel ist die Erstellung eines Projektplans, welcher in der Regel in Aufwandsplanung, Kosten- und Ressourcenplanung, Termin- und Meilensteinplanung sowie Risikomanagement gegliedert ist. Der Projektplanung kommt im Projektmanagement große Bedeutung zu, da Fehler in diesem Abschnitt später kaum korrigiert werden können. Sie erfolgt in der Regel in zwei Teilen, in der Vorprojektphase wird eine Grobplanung erstellt, welche primär dazu dient, die Projektidee so weit zu konkretisieren, dass Stakeholder bzw. Auftraggeber vom Nutzen des Projektes überzeugt werden können.

In der eigentlichen Planungsphase wird diese Grobplanung in einzelne Gebiete gegliedert und weiter verfeinert, anhand der Vorgaben aus Anforderungskatalog bzw. Pflichtenheft wird ein Strukturplan erstellt, der das Projekt technisch und organisatorisch detailliert darstellt und als Grundlage für alle weiteren Schritte dient. Ist der Strukturplan fertiggestellt und mit allen Beteiligten abgestimmt, sind nun für die einzelnen Projektschritte Aufgabenpakete zusammenzustellen sowie eine exakte Aufwandsschätzung und Kostenplanung durchzuführen. Auf dieser Basis werden nun die Projekttermine verbindlich festgelegt und den Projektaufgaben entsprechende personelle Ressourcen zugeordnet. Des Weiteren hat die Projektplanung auch den verbrauchsoptimalen und ressourcenschonenden Einsatz der erforderlichen Betriebs- und Sachmittel zu organisieren.

Planung tritt jedoch nicht nur als eigene Projektphase in Erscheinung, sondern stellt darüber hinaus einen kontinuierlichen Prozess dar, der während der einzelnen Projektphasen immer wieder zu durchlaufen ist. So sind für die Abnahme des Projekts durch den Auftraggeber ebenfalls Planungsschritte bei der Festlegung von Terminen und Einteilung von Ressourcen erforderlich.

Was sollte bei der Projektplanung beachtet werden?

Getreu dem Grundsatz „Gut Ding braucht Weile“ sollte der Planung des Projektes ein ausreichender Zeitrahmen zugeordnet werden. Eine Daumenregel im Projektmanagement besagt, dass etwa 30% der geschätzten Gesamtprojektdauer für Planungsaktivitäten aufgewendet werden sollten. Darüber hinaus ist die umfassende Konkretisierung der Projekthaupt- und Nebenziele sowie eine Abgrenzung gegenüber den Nicht-Zielen des Projekts unerlässliche Voraussetzung für den Erfolg, auch sollte der Aufgabenkatalog bzw. das Pflichtenheft stets in Übereinstimmung mit dem Auftraggeber erstellt werden.

Da der Teufel oft im Detail liegt, sollte durch das Projektmanagement sichergestellt werden, dass sowohl für die Auftragspakete als auch für jede einzelne Projektaufgabe eine möglichst umfassende Beschreibung verfügbar ist. Bei komplexen Aufgabenstellungen empfiehlt es sich, diese in mehrere Unteraufgaben zu gliedern, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Aufgrund unterschiedlicher Erfahrungswerte oder kultureller Hintergründe können divergente Sichtweisen einzelner Projektmitglieder oder Stakeholder entstehen, es sollte daher noch in der Planungsphase geprüft werden, ob Projektabläufe und Projektziele von allen Beteiligten einheitlich interpretiert werden.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, laufend zu kontrollieren, ob jene Voraussetzungen, die zur Definition der Planvorgaben und zum Start des Projektes geführt hatten, noch immer unverändert vorliegen. Auf Planabweichungen, welche innerhalb des vorgesehenen Projektablaufes nicht kompensierbar sind, ist in Abstimmung mit dem Auftraggeber so zeitnah wie möglich mit einer Um- oder Neuplanung zu reagieren.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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