Definitionen Projektcontrolling

Published on Juli 23rd, 2013 | by PM United

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Effizientes Projektcontrolling

Projektcontrolling umfasst im Projektmanagement alle Tätigkeiten, welche dazu dienen, die Abwicklung eines Projekts zu lenken und zu überwachen. Ziel ist es, den Projektablauf über die gesamte Laufzeit hinweg hinsichtlich der drei Zieldimensionen Kosten, Termine und Ergebnis im Rahmen der Planvorgaben zu halten.

Positionierung des Projektcontrollings innerhalb des Projektmanagements

Controlling gehört zu den Kernaufgaben im Projektmanagement und umfasst primär die Bereiche Überwachung und Steuerung. Es ist als fortlaufender Prozess zu verstehen, der das Projekt bis zum Abschluss begleitet, aber auch dahin orientiert ist, das Projektmanagement bei seinen Führungsaufgaben zu unterstützen und aktuelles Zahlenmaterial als Grundlage für strategische Projektentscheidungen zur Verfügung zu stellen.

Voraussetzungen für erfolgreiches Projektcontrolling

Es ist unbedingt erforderlich, dass das Projektcontrolling stets in das aktuelle Projektgeschehen eingebunden ist und die Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement bzw. der Projektleitung reibungslos funktioniert. Dabei hat das Projektmanagement die Einhaltung von Terminen, die Qualitätssicherung sowie das Projektergebnis zu verantworten, wogegen das Projektcontrolling für die Aufbereitung der Daten in diesen Bereichen sorgt und durch zahlenbasierte Fakten Entscheidungshilfen bereitstellt. Damit Projektcontrolling sein Potenzial voll entfalten kann, ist eine detaillierte und transparente Projektplanung erforderlich, welcher konkrete Aussagen zu Terminen, Ressourcen und Projektzielen entnommen werden können, auch sind die für das Controlling relevanten Projektkennzahlen möglichst zeitnah zur Verfügung zu stellen.

Kennzahlen im Projektcontrolling

Kennzahlen sind ein wesentliches Hilfsmittel, um Projekte organisatorisch und wirtschaftlich effizient zu steuern und daher für das Projektcontrolling von großer Bedeutung. Primär sollten vor allem jene Kennzahlen herangezogen werden, die über eine hohe Aussagekraft in Echtzeit verfügen, deren aktuelle Werte sich also gemäß dem Projektgeschehen ständig ändern. Folgende Kennzahlen haben sich im Projektcontrolling etabliert:

Ampelcontrolling

Als Grundlage für steuernde und regelnde Projekttätigkeiten hat sich im Projektmanagement die sogenannte Ampelsteuerung bewährt. Die drei Ampelphasen rot, gelb und grün symbolisieren den Zustand, in dem sich ein Arbeitspaket oder eine Projektaufgabe im Moment befindet. Die einzelnen Ampelphasen haben folgende Bedeutung:

Grüne Ampel: Alles im Plan
Gelbe Ampel: Planabweichungen stehen unmittelbar bevor oder sind bereits eingetreten.
Rote Ampel: Eine Zielerreichung scheint im Rahmen des vorgesehenen Projektablaufes nicht mehr möglich.

Der Vorteil der Ampelsteuerung besteht darin, dass die Botschaft sofort von jedem verstanden wird, der Nachteil des auf eine Statusanzeige reduzierten Informationsgehalts kann durch detaillierte Problemreports, die softwaregesteuert per Mausklick aufrufbar sind, wirksam kompensiert werden.

Arbeitspaket- und Meilensteincontrolling

Arbeitspakete und Meilensteine eignen sich durch ihre Übersichtlichkeit gut zur Überwachung und Steuerung des Projektablaufes. Grundlage dafür ist die mit allen Beteiligten abgestimmte Planung, um die Lenkungseffizienz zu erhöhen, können die einzelnen Arbeitspakete in ihre Zieldimensionen Termine, Ressourcen und Ergebnisse gegliedert werden.

Time to complete

Die Kennzahl „time to complete“ gibt die verbleibenden Tage bis zum vorgesehenen Abschluss des Projektes an. Da dieser Wert lediglich den zeitlichen Status des Projekts abbildet, sollte er stets mit den Kennzahlen „cost to complete“ und „Fertigstellungsgrad“ in Beziehung gesetzt werden.

Cost to complete

Diese Kennzahl gibt an, welche Kosten bis zum Projektabschluss voraussichtlich noch anfallen werden, bzw. welches Budget noch zur Verfügung steht und sollte ebenfalls gemeinsam mit den Kennzahlen „Fertigstellungsgrad“ und „time to complete“ evaluiert werden.

Fertigstellungsgrad

Der Fertigstellungsgrad, welcher üblicherweise in Prozent angegeben wird, gibt Auskunft darüber, in welchem Ausmaß einzelne Projektziele bereits realisiert werden konnten. Um hier eine angemessene Aussagekraft zu erreichen, bedarf es jedoch eindeutig definierter Messkriterien und Referenzgrößen, auch ist der Fertigstellungsgrad stets in Zusammenhang mit den Kennzahlen „time to complete“ und „cost to complete“ zu sehen.

Kostengang- und Kostensummenlinie

Kostenlinien stellen ein hervorragendes Instrumentarium dar, um projektbezogene Kostenverläufe anschaulich darzustellen. Sie werden meist auf Gesamtprojektebene eingesetzt, können aber auch zur Darstellung der Kostensituation bei Teilprojekten und Arbeitspaketen verwendet werden. Durch die sogenannte Kostenganglinie wird visualisiert, welche monatlichen Kosten im Projekt anfallen und welcher Budgetanteil daher monatlich verbraucht wird. Dem gegenüber stellt die Kostensummenlinie die Kostenentwicklung im Projekt in kumulierter Weise dar und ermöglicht so einen Gesamtüberblick über den Kostenverlauf im Projekt. Die Aussagekraft von Kostenlinien kann zusätzlich gesteigert werden, indem diesen Planwerten jeweils der aktuelle Istzustand gegenübergestellt wird.


About the Author

Andreas ist Betreiber und Gründer von PM United. Aufbauend auf seinen Kernkompetenzen Suchmaschinenoptimierung, Webdesign und Social Media - gehört seine Leidenschaft der Planung, Umsetzung und Steuerung von neuen Projekten.



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